Neste artigo, vamos ensinar 4 passos para desenvolver ferramentas de comunicação interna.
A metodologia considera especialmente a forma como o funcionário prefere ser abordado e a linguagem mais próxima do perfil da maioria.
Já foi discutido aqui anteriormente sobre a importância da comunicação interna para uma organização.
4 passos para desenvolver ferramentas para comunicação interna
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O primeiro passo é fazer um diagnóstico do público interno.
Por onde eles gostam de receber informações sobre a empresa? E-mail, WhatsApp, intranet?
Mesmo com muitas opções digitais, os colaboradores podem preferir um cartaz impresso na cozinha da empresa ou um jornal impresso, que possam levar pra casa.
Para que haja mais chances de engajamento com o conteúdo e todos estejam informados sobre as ações da organização, é fundamental acertar primeiro nas ferramentas.
É possível misturar ferramentas analógicas e digitais? Sim! A redundância é importante também para a comunicação interna, porém, sem excesso.
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O segundo passo é acertar o tom de voz a ser usado nas ferramentas.
Se a maioria dos colaboradores for mais jovem, é possível que prefiram uma linguagem mais informal, com uso de emojis e GIFs, por exemplo.
Por outro lado, se a organização é mais tradicional e os colaboradores são mais formais, uma comunicação mais direta pode agradar muitos mais.
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O terceiro passo é aprimorar as ferramentas que já existem.
Se desde sempre a empresa usou a intranet como ferramenta para comunicação interna, o ideal é manter esse caminho conhecido dos colaboradores e fazer melhorias.
Além disso, é possível recuperar ferramentas antigas, que em alguma época já foi utilizada no negócio e testar uma nova roupagem.
É muito mais fácil apresentar algo que as pessoas já têm familiaridade, do que sugerir uma grande novidade, podendo impactar na recepção dessa nova ferramenta.
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O último passo é preparar os líderes para que saibam transmitir as mensagens-chave do negócio.
Cada assunto a ser tratado em uma comunicação interna, precisa ter um dono. Ou seja: uma pessoa responsável, que vai dar voz ao que está sendo comunicado.
Fazer um mapeamento desses líderes dentro da empresa é fundamental para o sucesso da comunicação.
Quando o assunto for pagamento de benefícios, quem será o porta-voz? Uma pessoa de RH ou do financeiro?
Da mesma forma, quando o assunto for a chegada de um novo colaborador, ou de uma campanha interna para doação de brinquedos, ou a chegada de um novo cliente, quem são os porta-vozes?
Definir essas pessoas é uma primeira preocupação. A segunda, é alinhar as mensagens, a linguagem, a forma de falar e comunicar, para que esteja adequada ao tom de voz da empresa.
Redundância, sem excesso
Um grande erro das equipes de comunicação interna é repetir a mesma mensagem em dezenas de canais.
Desta forma, o mesmo colaborador é impactado no e-mail, na intranet, no painel da cozinha, no WhatsApp e quando entra na rede social, aparece por lá também.
A tendência é que o funcionário abandone todas as ferramentas de comunicação interna e se informe do que está acontecendo na empresa através dos amigos.
É o grande terror das equipes de comunicação, uma vez que, sem querer, está alimentando a famosa Rádio Peão. Funciona como um verdadeiro telefone sem fio, em que as comunicações oficiais são distorcidas e acontece um grande ruído na empresa.
Por isso, o ideal é ter um mapeamento dos gostos pessoais de cada colaborador. Parte dos colaboradores prefere receber as comunicações da empresa pelo WhatsApp. Abre-se, então, uma lista de transmissão com essas pessoas.
Outra parte prefere receber os comunicados pelo e-mail. Abre-se, então, uma lista de cópia oculta para os envios pelo e-mail.
E assim, personalizando o envio dos comunicados não deixando ninguém de fora. Em resumo, de alguma forma, a pessoa vai ficar sabendo o que está acontecendo na empresa.
Centralizando a comunicação para arquivo
Independente de como cada funcionário prefere se informar, necessariamente, todos os comunicados internos precisam estar armazenados em um único lugar.
Além de histórico e arquivo da empresa, a centralização das informações serve também para consulta. Pode ser um canal importante para o departamento jurídico, por exemplo.
Enfim, assim como o atendimento ao cliente externo precisa ser cada vez mais personalizado, as ferramentas de comunicação interna precisam também ser personalizadas para os colaboradores.
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